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介護事業所で営業DXを推進!事例に学び、人手不足の未来に備える。

厚生労働省は令和6年12月25日に『介護職員数の推移の更新(令和5年分)』※1を公表し、介護職員集計が対前年比で2.9万人減少したと発表しました。
※1厚生労働省報道発表資料:介護職員数の推移の更新(令和5年分)についてより)

介護職員の減少はほぼ確実に訪れる未来となっています。介護事業所は業務効率を高めることが求められ、人材不足への対応は、「目の前にある経営課題」と言っても過言ではありません。

一方、管理者を含め現場へマンパワーが集中すると「営業活動」に支障がでます。そのため、営業DXは弊社を含め取り組むべき課題です。なぜか?それはケアマネジャーの多くが営業を望んでいる事実があるからです。

今回の記事は経済産業省に認定された営業DXの事例を紐解きながら、「介護事業所の営業DXとは何か」を考えてみたいと思います。

また、当編集部では介護事業所向けの営業実践ガイドを無料で配信しております。介護事業所の営業活動を学びたい方はぜひダウンロードしてみてください。

訪問介護のための営業ガイド:利用者獲得とリピート依頼をもらう実践ポイント

訪問介護事業の利用者獲得に悩む経営者や営業担当者、サービス責任者の方へ、明日から早速実践できる営業方法を解説しています。

継続して事業を運営していくためには、地域から信頼される事業所づくりをし、常に声のかかる訪問介護事業所にならなければなりません。安定的な事業所経営を進めるための営業方法を詳しく解説しています。

結論から言うと「ケアマネジャーへの営業活動」は必要です。ある調査会社が公表した資料によれば「ケアマネジャーの約8割」が訪問営業を切っ掛けに、新規利用者依頼を検討したと回答しているからです。

一方、営業活動を実施するにあたり、以下の点には注意が必要です。

  • 営業を実施するなら、月末月初は避ける(レセプトの時期)
  • 最低限、パンフレットと名刺は用意する
  • 身だしなみなどに気を付ける

実体験として上記の注意点を守り、利用者本位の営業活動を実践することに対して、嫌な顔をするケアマネジャーは少ないです。

詳細な介護営業のコツを知りたい方は以下の記事をご参照ください。

ここでは、営業DX事例として「株式会社ヤマサ」をご紹介します。

本事例は経済産業省DXselection2024※2にてDX認定を受けており、営業時間を「40%」削減した好事例です。以下は成果の概要です。
※2資料はこちらから

営業部門の事務処理時間(2018年月平均)42.44時間から25.42時間へ削減 約40%削減

それぞれ、事例の背景から取組内容の一部をみてみましょう。

課題背景ITベンダー頼りとなっており、価格交渉力の低下、スピード低下の状況を変える必要があった
実現したい未来業務標準化で業務の再現性を高めるとともに、IoTによる省人化で、将来の生産労働人口減少に備える
推進戦略IT人材を採用し、DXの内製化体制を構築
DX推進方針を共通業務、固有業務、研究開発、知財化の4領域に整理し、社内外に公表している。
推進体制代表取締役は、経営方針としてデジタル化推進や研究・開発への継続投資を掲げ、社内外に向け発信している
成果開発費を削減。各事業部の事務処理業務負荷が削減。

上記の事例は「IT人材を採用し、関連システムを自社開発。業務標準化などを実施し、営業関連の効率化に成功した。」と言えます。同社は事例公表に際し、以下のメッセージを最後に述べています。

 デジタル化による変革・改善が必然という認識を持ち、小さな一歩から実行することが大切です。また、日本では変化を恐れずに「未来の当たり前」をイメージすることが図らずもDXにつながります。

深い言葉です。上記の事例を参考に営業DXの手順を解説します。

介護事業所における営業DX推進の手順は以下のとおりです。一部、厚生労働省の推奨手順を参考にしています。

  • 目標の明確化とゴールの設定
  • 基本的な方針の策定
  • 業務プロセスの見える化
  • 業務プロセスの見直し
  • 業務プロセスの変更/社内周知・教育
  • 継続的な施策効果のモニタリング

上記を介護営業DXとしてまとめると「利用者の紹介件数の目標値を設定。営業手順のマニュアルを整備し、見える化。IOTによる営業プロセスの効率化を図る」と解釈できます。

具体的な手順をみてみましょう。

局宅介護支援事業所や障害者自立支援センターのリスト化

局宅介護支援事業所や障害者自立支援センターのリストアップから開始します。現場感覚ではだいたい100件ほど訪問すると、1件から2件ほどは「実務案件」の話しになります。

リスト化には、都道府県の介護事業所一覧やWAMNETで一覧を検索可能なため、参考にしてください。

事業所の名称、電話番号、代表者名などがあればエクセルなどに転記していきます。

獲得した介護案件と自社介護人材とのマッチング

実際に介護案件の話しがあっても、多くは「業務調整」が必要な場合が多いです。現状抱えているメンバー間でのシフト調整、または、新規で人材募集をかけるなどを行わなければなりません。

自社の介護人材とのマッチングやシフト調整はサービス提供責任者やサービス管理責任者が担うことが多く、シフト表をWEB上で管理するだけでも確認の手間が省けます。

実務ベースだとWEB上のシフト作成はスプレッドシートやオフィス365のエクセルなどで対応可能です。

注意点として複数の介護事業との兼務がある場合には、配置基準の提出書類にエクセルによる自動計算を用いるなど工夫が必要です。

定期的な訪問頻度の管理

局宅介護支援事業所や障害者自立支援センターのリストには、訪問頻度の情報が必要です。なぜなら、頻回の訪問は意味が無いばかりか相手の応対時間も奪ってしまうからです。

よって、「いつ訪問したか、具体的には次はいつ訪問するか」を検討し、リストに書き込んでおきましょう。

ここまで、営業DXの手順について概説しました。
DX以外にも営業のテクニックを知りたい方向けに、『カイビズ』では実践的な営業ノウハウをまとめた【営業ガイド】を無料でご提供しています。

このガイドは、自社で訪問介護事業所『ユースタイルケア』(※旧:土屋訪問介護事業所)を運営し、全国で営業活動を展開してきたユースタイルラボラトリー株式会社が作成。
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