放課後等デイサービスを運営・立ち上げたばかりの方にとって、「請求業務とは何か」「国保連への手続きはどう進めるのか」など、初めて耳にする言葉や作業が多く、不安を感じることもあるかもしれません。

実際、請求業務には提出期限や必要書類の準備、各種ルールの理解など、一定の知識と対応が求められます。
しかし、流れとポイントを押さえておけば、特別な専門資格がなくても問題なく対応することが可能です。

この記事では、放課後等デイサービスの国保連請求に必要な知識や流れ、注意点について、初めての方にもわかりやすく解説します。
必要なことはこの記事を読めば理解できるので、不安な方はぜひ最後までお読みください。

なお、カイビズ編集部では障害福祉サービスの国保連請求業務について資料を無料で提供しています。
ぜひお気軽にダウンロードしてください。

放課後等デイサービスにおける保険請求の流れ

まずは、請求の流れをつかみましょう。

以下、それぞれの月にやるべきことを解説します。

サービス提供月にやること

すべてのサービスが終了した末日に、利用者様の利用実績を確認します。
実績の記録に間違いがないか、加算のつけ忘れがないかもこのタイミングで確認しておきましょう。

翌月3日までにやること

サービス提供翌月3日までを目安に上限管理事業所へ利用者負担額一覧表を送ります。
他事業所が上限管理事業所の場合は翌月3日までに利用者負担額一覧表を提出します。
自事業所が上限管理事業所の場合は、翌月3日までに他事業所から利用者負担額一覧表を受け取ります。

翌月6日までにやること

他事業所が上限管理事業所の場合は、翌月6日までに上限額管理結果票を受け取ります。
逆に自事業所が上限管理事業所の場合は、翌月6日までに上限額管理結果票を作成し、他事業所に提出しなければなりません。

翌月10日までにやること

10日が国保連請求の期限です。
期限を過ぎると請求できなくなってしまうので、必ず守りましょう。

・請求書/請求明細書
・サービス提供実績記録表
・利用者上限額管理結果表

を準備し、請求システムで送信します。

翌月半ばまでにやること

利用者様に自己負担分を請求します。
請求システムを使っていれば、自動で計算されます。

翌々月半ばまでにやること

翌々月半ばに国保連を経由して市町村から給付金が支払われます。
支払い確認後に代理受領通知書を発行し、保護者に渡します。

請求書類作成の注意点

書類にミスがあると返戻となり、再請求の必要があるので慎重に行いましょう。

障害児通所給付費・入所給付費等請求書／明細書

請求書は保護者が支払う金額が記載されているため、正確に記入する必要があります。
おやつなど実費の請求漏れにも注意しましょう。

サービス提供実績記録票

サービス提供実績記録表には保護者の確認が必要です。サインや押印など確認してもらった実績を残しておきましょう。
また、内容に修正が必要な場合も必ず保護者に確認してもらいます。のちのトラブルを避けるため、控えやコピーを渡しておくと安心です。

利用者負担額一覧表

利用者負担額一覧表には、利用者名のほか利用総額と負担額が記載されます。
他事業所とのやりとりが発生する書類なので、名前の一部を塗りつぶす、隠すなどして個人情報の扱いに注意しましょう。

利用者負担上限額管理結果票（上限管理額管理事業所のみ）

サービス提供翌月3日までに他事業所から利用者負担額一覧表を受け取り、限度額を超えないように管理するための票が利用者負担限度額管理結果票です。
打ち間違いなどがないよう、正確に作成する必要があります。
可能な限りダブルチェックをしておくと安心です。

放課後等デイの請求で注意すべきこと

放課後デイの請求で注意すべき２つの事について解説します。

返戻・再請求

国保連に請求したものの、書類の不備等で差し戻しされることを「返戻」といいます。
返戻になると給付金の入金も遅れるため、請求業務で出来るだけ避けたい項目と言えるでしょう。

●返戻はどんな時に起こる？

返戻になる理由はさまざまですが、一例を紹介します。

・受給者証番号の入力ミス
エラーコード：EG03
「資格：受給者台帳にサービス提供年月時点で有効な受給者の支給決定情報が登録されていません」

・上限額管理事業所の指定事業所番号の入力ミス
エラーコード：EG05
「資格：請求情報の上限額管理事業所番号が受給者台帳の「利用者負担上限額情報・上限額管理事業所番号」と一致していません」

※国民健康保険中央会　請求事務ハンドブック

上記のような事業所側の単純な入力ミスも目立ちます。
返戻のエラーコードを確認し、内容に応じた訂正を行います。

●返戻対応の流れ

例として、宮城県国民健康保険団体連合会の日程表をご紹介します。
返戻があった場合は、「返戻関係通知送信日」に記載された日付に通知が届きます。
ここでもし返戻があった場合は訂正し、翌月の「受付締切日」までに再提出すればそれに対応する支払日に入金されます。

複雑な加算

放課後等デイの請求では、基本報酬のほかに条件を満たすと加算として給付が受け取れます。
通う子どもは身体的障害や知的障害などさまざまな障害を持っているので、対応できる人員や資格者の配置が義務づけられています。

また、対応する内容によって細かく加算が設定されているため、初めて対応する場合は理解して取り組むことが必要です。

例えば、

・医療連携体制加算（Ⅶ） 100単位／日
（喀痰吸引等が必要な障害児に対して、認定特定行為業務従事者が、医療機関等との連携により、喀痰吸引等を行った場合に算定するもの）

・入浴支援加算　70単位/回（月8回を限度）
（医療的ケア児又は重症心身障害児に対して発達支援とあわせて入浴支援を行った場合に算定するもの）

など、個別に取得可能な加算が異なるため、ミスが起こらないよう確認することが求められます。

※こども家庭庁支援局障害児支援課｜令和6年度障害福祉サービス等報酬改定（障害児支援関係）改定事項の概要（令和6年4月1日）

まとめ

放課後等デイサービスの請求業務のポイントをおさらいしましょう。

• 決められた期日までに必要な書類を用意、提出する
• 返戻通知の確認が届いたら、その翌月に再請求する
• 他事業所との連携が必要なため、入力ミスなどは極力減らす

放課後等デイサービスの請求は難しく感じますが、何度か対応し流れをつかめばスムーズに進みます。
それでも、通常サービスと並行して複数書類や締め切りを確認しながら進めるのは大変ですよね。単純なミスから返戻が起こりやすいのも、日々業務に追われる放課後等デイサービスの職員ならではの悩みです。

また、利用者負担額一覧表や利用者負担上限額管理結果票は他事業所とのやり取りが必要です。そのため、もし期日までに届かない場合は催促をするなど、やり取りのストレスも発生します。

カイビズでは、放課後等デイサービスの報酬請求代行サービスを提供しています。
請求による業務負担を軽減するため、アウトソーシングという選択肢も検討してみてはいかがでしょうか。