2023年にスタートしたケアプランデータ連携システムですが、まだ導入していない事業所にとっては「結局使うと何がいいのか」「費用はどうなるのか」など、不安や疑問を感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか？

実際、新しいシステムの導入にはパソコンの設定や製品のダウンロードなど対応すべきことが多く、日々の業務と並行して進めることに億劫になってしまう場合があります。
しかし、流れ通りに進めていけば、誰でもスムーズに導入を進めることができます。

この記事では、ケアプランデータ連携システム導入のメリットや利用の流れについて、初めての方にもわかりやすく解説します。
必要なことはこの記事を読めば理解できるので、不安な方はぜひ最後までお読みください。

なお、ケアプランデータ連携システムの移行は2027年1月に介護情報基盤に統合されます。
サービス統合について下記の資料で詳しく解説しておりますので、ダウンロードして対応事項をご確認ください。

ケアプランデータ連携システムとは？

ケアプランデータ連携システムとは、居宅介護⽀援事業所と居宅サービス事業所とのケアプランのやりとりを、オンラインで完結できる仕組みです。
今までのような紙での書類のやり取りが不要になり、業務効率化アップが期待できます。

ケアプランデータ連携でできること

ケアプランデータ連携を導入すると、計画書やサービス提供表といったCSVファイルをドラッグ＆ドロップするだけで送信準備が完了できます。
対応している書類は以下です。

• 居宅サービス計画（第1表）
• 居宅サービス計画（第2表）
• サービス利用票（第6表）
• サービス利用票別表（第7表）

※参考：厚生労働省「ケアプランデータ連携標準仕様　別紙 CSVファイルレイアウト定義書」P19～

導入の流れ・事業所が準備すること

導入前の確認事項、流れは以下の通りです。
導入前に事業所のパソコンが対応しているかなど、現状の設備も確認しておきましょう。

STEP

PC環境の確認

インターネット接続できるWindows10以上の端末が必要です。

STEP

介護ソフトの確認

利用している介護ソフトがケアプラン標準仕様に対応しているか確認します。

STEP

電子請求用のID確認

電子請求用のKJで始まる14桁のIDと有効なパスワードを保持しているか確認します。

STEP

製品ダウンロード

「ケアプランデータ連携システム」のサイト（https://www.careplan-renkei-support.jp/download/index.html#download_form）
から製品をダウンロードします。

STEP

電子証明書インストール

電子証明書の有無・種類を確認。
必要に応じて発行申請し、端末にインストールします。

STEP

利用申請

「利用状況WEBサイト」（https://www.careplan-renkei.jp/careplan_web/）にアクセスし、利用申請を行います。

STEP

STEP

STEP

STEP

※参考：ケアプランデータ連携システム　ヘルプデスクサポートサイト「新規導入の流れ」

ケアプランデータ連携システムのメリット

ケアプランデータ連携システムを導入すると、どんなメリットがあるのでしょうか。分かりやすくまとめます。

「転記ミス」を減らせる

ケアプランデータ連携システムを利用すれば、今までのように手書きでの書類のやり取りが不要になります。
忙しいからこそ起こりやすい転記ミスなどを減らせ、同時に返戻のリスクも軽減できます。
サービスと事務作業を行うスタッフの負担軽減にもつながります。

経費削減できる

ケアプランデータ連携システムを導入することで、人件費や印刷費などの経費が削減できます。
試算によると、ひと月1,750円の経費で年間80万円のコストが削減できると見込まれています。

ケアプランデータ連携システムのサポートサイトでは、事業所情報を打ち込むだけで簡単にシミュレーションできるシステムも公開されています。

業務効率を上げられる

情報をWEBで管理することにより、書類の記入や仕分けなど単純作業にかける時間を減らせます。今まで事務作業にかけていた時間をサービスに充てられるので、結果的に利用者満足度の向上にもつながる可能性があります。

また、書類紛失のリスクも減るためスタッフの負担も減らせるでしょう。

ケアプランデータ連携システム導入時の注意点

ケアプランデータ連携システム導入の際の注意点をまとめます。

運用には費用がかかる

ケアプランデータ連携システムを利用する際には費用がかかります。
特にライセンス料は1年間分一括払いになるのでご注意ください。
なお、ライセンス料はフリーパスキャンペーン期間中(2025年6月1日～2026年5月31日)に申請すれば無料になりますので、早めの検討・導入がおすすめです。

また、

料金種別	料金
ケアプランデータ連携システムのライセンス料	1年間：21,000円(税込み)　※一括払い
電子証明書発行手数料	無償 ※介護保険請求の電子証明書が既にある場合、 そのまま利用可能
介護ソフト利用料	ご利用のソフトにより異なる

自事業所だけ導入しても意味がない

ケアプランデータ連携システムは、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所双方が連携することで活用できます。
例えば自事業所がデータでのやり取りを希望しても、居宅介護支援事業所がシステムを導入していなければ今まで通り紙でのやり取りになります。
そのため、事前にシステムを導入しているか、導入を検討してるか確認しておくとよいでしょう。

※参考：ケアニュースbyシルバー産業新聞「ケアプランデータ連携システム4月稼働　『予定・実績』をICTで」

補助金はある？

市町村によって、ケアプランデータ連携システムを利用するために購入したパソコンやタブレット端末の購入費用を対象とした補助金を実施しています。自事業所が該当するのか、市町村のHPからご確認ください。

※参考：板橋区「板橋区ケアプランデータ連携システム導入経費補助金」

また、ケアプランデータ連携システムは2026年5月31日まで「フリーパスキャンペーン」を開催中です。
これは「ケアプランデータ連携システム」のすべての機能を1年間無料で利用できるもので、通常21,000円のライセンス料が0円になります。

対象はすべての事業所で、初めて利用する場合はキャンペーン期間中の利用申し込みから1年間、現在利用中の事業所は更新時から1年間の利用に適応されます。

よくあるQ&A：これだけは押さえておきたいポイント

※参考：ケアプランデータ連携システムヘルプデスクサポートサイト「よくあるご質問」
※参考：ケアプランデータ連携システム「Q&A（よくある質問と回答）」

まとめ

ケアプランデータ連携システムのポイントをおさらいします。

• 今まで紙でやり取りしていた書類をWebで送受信できるようになる
• 自治体により導入費用の補助金を実施している場合がある
• 2026年5月31日まで「フリーパスキャンペーン」を開催中

新しいシステムの導入は分からないことも多く面倒に感じるかもしれませんが、長い目で見れば大幅な経費削減、従業員の負担軽減が期待できます。

なお、「補助金申請の書類作成や手続きが不安」「できるだけ安くシステムを導入したい」という方は、カイビズの補助金申請サポートを利用するのも一つの方法です。
カイビズでは、こうした補助金の申請もサポートしており、複数自治体での申請実績があります。自治体ごとに異なる制度についても確認し、サポートできますので、「手続きが面倒だな」「申請したいけど時間が取れない」と感じたら一度相談してみてください。