訪問介護の介護記録の書き方｜必須項目・良い例と悪い例、運営指導のポイントを解説

2026年9月24日

介護記録は、提供したサービス内容や利用者の状態を客観的に記録し、ケアマネジャー等との情報共有や適切なサービス提供の根拠となる重要な資料です。また、運営指導でも法令や基準を守ってサービスを提供する証明として活用されます。
この記事では、訪問介護における介護記録の基本から、記載すべき項目や書き方はもちろん、明日からできる運営指導対策についてわかりやすく解説します。

なお、カイビズ編集部では訪問介護事業所における運営指導対策をまとめた資料を無料で提供しています。
ぜひお気軽にダウンロードしてください。

訪問介護の運営指導（実地指導）対策！抑えるべき項目を徹底解説 – 運営指導完全対策ガイド

運営指導の通知が届いた事業所の管理者さま必見！
本ガイドでは、訪問介護の運営指導の流れや準備する書類のほか、注意すべきポイントをまとめています。

「どんな書類を見られる？」「事前に何を準備すれば？」
実際の指導内容とよくある指摘事項をもとに、事前に対策すべきポイントが1冊で理解できます。

資料ダウンロードはこちらから

訪問介護における介護記録

訪問介護では、ヘルパーが利用者の自宅を訪問し、一人でサービスを提供することが基本です。また、毎回同じヘルパーが訪問するとは限りません。

そのため、前回どのような支援をおこない、利用者の様子や変化があったのかを、記録を通じて共有することが重要です。

介護記録の目的

訪問介護では、ヘルパーが利用者の生活に関わるのは、訪問している時間だけです。つまり、一回一回の支援は「点」のようなものですが、介護記録を通じて情報をつなぐことで、利用者の生活や日々の変化を「線」として把握できます。
そのため介護記録を書く際は、ヘルパーや他のサービスがチームで支援していることを意識し、誰が読んでもわかりやすい内容であることが最も重要です。

また、介護記録を残しておくことで、事故やトラブルが起きた際に、適切に対応したことを示す証拠が残せるという利点もあります。
たとえば、「ヘルパーにこんなことを言われた」といった苦情やトラブルが生じた場合、そのときの状況を客観的に記録しておくことで、実際にどのようなかかわり方や対応をおこなったのかを示すことができます。

このように、介護記録はヘルパー自身を守る役割も担っています。

※参考：トラブルに学ぶリスク対策｜WAMNET

「書くための記録」から「活用する記録」へ

サービス担当者会議などでケアマネジャーや他のサービス事業所に最近の利用者の様子を伝えるときも、介護記録が役立ちます。「訪問しても傾眠してることが多い」といった日々の小さな変化を記録しておけば、必要な情報を具体的に伝えられます。

介護記録をもとに情報を共有することで、利用者の状況をチーム全体で把握しやすくなり、それぞれの職種や事業所がより同じ目標にむかって支援することができます。
記録は活用することに意味があるといっても過言ではありません。

訪問介護の介護記録でおさえたい必須項目

事業所内のスタッフによって記録の内容や視点にばらつきがあると感じたら、次の必須項目を軸にして記録を書くよう、統一することをお勧めします。

介護記録の基本は5W1H

5W1Hとは、出来事をわかりやすく、漏れなく伝えるための基本となる考え方です。
「いつ（When）」「どこで（Where）」「誰が（Who）」「何を（What）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」の6つの要素の頭文字から成り立っています。

5W1H	説明	記載例
いつ（When)	出来事がいつ起こったのか、いつ気付いたのか、など時間経過を記載します。	・3日前から排便がない・昨日午前2時に転倒
どこで（Where)	事故が発生した場合は場所の特定が再発防止につながります。	・居室内のトイレにて転倒・送迎車から降りるときに転落
だれが（Who)	対象者や職員など可能な範囲で人物を記載します。	・長女から苦情電話があり、主任が対応する・Aさんの食事をBさんが食べる
なにを（What)	利用者の行動や対応の内容などを記載します。	・ベッドから車いすへ移行する・「帰りたい」と話している
なぜ（Why)	なぜ起こったのか、原因は何かという視点で記載します。	・家族を探して、外へ出ている・感染対策の為、マスク着用を徹底する
どのように（How)	対応や言動など関わり方などを記載することで、ほかの人への情報共有ができます。	・「明日ご家族が来ますよ」とゆっくり伝えると興奮がおさまる・椅子から立ち上がる際には、歩行器を利用者の正面につけると立ち上がりやすくなった

記録漏れや書き漏らしを防ぐポイント

適切にサービスを提供していても、記録漏れによりサービス提供が確認できなかったり、必要な情報が引き継がれなかったりすると、様々なところへ悪影響を与えてしまいます。
こうしたことを防ぐためにも、訪問後すぐに記録する習慣づけやシステムの導入など効率よく記録できる仕組みを整えましょう。

訪問介護の介護記録、正しい書き方は？【良い例・悪い例】

ここからは、訪問介護の介護記録を書く際に押さえておきたいポイントを紹介します。
良い例と悪い例を比較しながら、第三者が読んでも状況が分かる記録の書き方を確認していきましょう。

「主観」ではなく「事実」を書く

主観的な表現には、書き手の推測や判断が入りやすいため、介護記録では注意が必要です。

事実に基づく記録（良い例）	主観的な記録（悪い例）
「今日は痛みがないから楽です」と笑顔で話している。	楽しそうに話している。気分がよさそうだ。
訪問時、ソファに座りうつむいている。「今日は少し疲れているから」と言われた。	訪問時、元気がなさそうに座っていた。

曖昧な表現を避け、具体的に書く

介護記録では、具体的な数値や対応を記載することで客観的な事実を伝えることができます。

事実に基づく記録（良い例）	主観的な記録（悪い例）
体温は37.5℃あり、入浴は控える	しんどそうだったので、入浴を控える
車いすを自分で操作し、居室まで帰る	いつも通りの様子で居室に帰る

訪問介護の介護記録と運営指導のポイント

この章では、運営指導で介護記録がどのように活用されるのか、また、日頃から運営指導対策として心得ておくべきポイントは何か、について解説します。

運営指導における記録の役割

運営指導は、利用者の自立支援や尊厳の保持を図りながら、介護サービスが適切に提供され、事業所が法令や基準に沿って運営されているかを確認するために行われます。日々の援助や対応が、法令や基準にそったものか、行政担当者が実際に事業所を訪問して確認することが基本的な指導方法です。

そのため介護記録は、「いつ、誰に、どのようなサービスを提供したのか」を示す重要な資料となります。記録を確認することで、適切なサービスが提供されているか、利用者の状態変化に応じた対応ができているかなどが確認できます。

※参考：介護サービス事業者等指導及び監査実施要綱｜東京都福祉局

運営指導で確認される介護記録と保存すべき記録

「指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準」第39条では、次のような記録を整備し、原則としてその完結の日から2年間保存することが定められています。

訪問介護計画
提供した具体的なサービスの内容等の記録
身体的拘束等を行った場合の記録
市町村への通知に関する記録
苦情の内容等の記録
事故の状況や、事故発生時に行った対応の記録

運営指導では、こうした記録を確認しながら、訪問介護サービスが運営基準にそっているかを確認します。厚生労働省の運営指導マニュアルでも、記録を通してサービスの提供状況や、関係者との情報共有などを確認することが明記されています。

※参考：介護保険施設等運営指導マニュアル｜厚生労働省

よくある質問（Q&A）

Q. 介護記録では「主観」と「客観」をどう分ければいい？

介護記録では、客観的な事実を記録することが基本です。だからといって、主観的な内容を一切記載してはいけないということでもありません。
たとえば、利用者の様子を記録する場合「元気がないように見えた」だけで終わらせず、そう判断した根拠もあわせて記載することが大切です。

利用者の様子の記録例

朝から発語が少なく、食事量は半分程度で元気がないように見えた。「今日は食べたくない」と言った。

Q. 介護記録に不備があった場合、介護報酬の返還につながる？

記録に不備があったからといって、すぐに報酬返還になるとは限りません。とはいえ指摘された内容の事実確認をし、実際のサービス提供状況や不備の内容を確認する必要があります。
たとえば法定研修（虐待やBCPなど）の実施記録がない、個別支援計画がないといった場合は、減算対象となる場合があるので、注意が必要です。

Q. 手書きの介護記録でも問題ない？電子化するメリットは？

必要な情報を適切に記録、管理できれば、手書きでも電子データでもどちらでも構いません。

しかし実際は、手書きは電子記録に比べて記入や確認に時間がかかり、情報の検索や共有がしにくいという面があります。その点、電子データは記録の入力・検索・共有が短時間でできるため、記録管理や業務の効率化につながるという利点があります。

カイビズプラットフォームなら、現場で簡単に記録を入力でき、記入漏れの防止や情報共有、必要な記録の検索もしやすくなります。業務の効率化につながりますので、おすすめです。

詳細は下のリンクからご確認ください。

シフト・記録・国保連請求がこれ一つで完了！–訪問サービス向け介護ソフト