訪問介護サービスの管理者にとって、毎月のシフト作成は時間と手間がかかる業務の一つです。なぜなら、シフトは利用者への訪問時間やスタッフの勤務条件、配置基準など多くの要素を考慮して作成する必要があり、単純なパズルのようにはいかないからです。
とはいえ、業務が煩雑化し、人手不足が深刻な介護現場において、「シフト作成が上手くいくと業務効率が上がる」といっても過言ではありません。

本記事では、そんな業務負担の一因となっているシフト作成をもっとラクにしてくれる効果的な作成ソフトの選び方や運用のコツを詳しく解説します。

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介護業界におけるシフト作成の現状

シフト作成は毎月おこなう業務の一つです。
ところが、この業務に苦手意識を持っている人も少なくないでしょう。
その理由は、一度出来上がったシフト表でも急な利用者の追加やキャンセル、職員の欠勤があった場合、その都度変更しなければならないからです。
また、一つ変更するだけでそのあとも変更が相次ぎ「せっかくできたシフト表を白紙にせざるを得ない」ということも少なくありません。

訪問介護でのシフト作成ソフトの活用

訪問介護は利用者一人ひとりのニーズに応じてサービス提供時間が決まるため、シフト作成は利用者とヘルパー双方の条件をバランスよく満たすことが求められる専門的で大変な業務です。
つまり、ヘルパーの資格や勤務希望、労働基準法や人員配置基準、そして「相性」などを総合的に考慮する必要があり、結果これらの要素が管理者を苦しめている原因なのです。

ところが介護業界ではシフト作成にITの導入を検討してはいるもののまだ具体的に活用していなかったり、検討すらしていない事業所もたくさんあるようです。

これは、東京都社会福祉協議会がおこなった介護現場での勤務表作成にデジタル機器が導入されているかのアンケート結果です。円グラフを見てもわかる通り、85％の事業所が活用していないことが分かります。

管理者の負担が増える背景

管理者の負担が増える背景には、シフト作成の複雑さがあります。
シフトは職員や利用者の事情を踏まえ、限られた人員で適切なサービスを提供できるよう綿密に組み立てる必要があり、誰にでも簡単にできる作業ではありません。経験やコツが求められ、ミス防止のためには最初から最後まで同じスタッフが担当するのが望ましい一方、特定の人に業務が集中してしまうリスクも抱えています。

さらに管理者は、ケアマネジャーから新規利用の依頼があった際、現行の配置状況を踏まえて受け入れ可能な曜日や時間帯を判断・調整します。この時点でシフトのたたき台はほぼ形になっており、その過程ではサービス提供の可否だけでなく、特定スタッフへの身体的・精神的負担の偏りがないかも慎重に確認する必要があるのです。

国が推奨する「デジタル化の必要性」

国は介護分野の生産性を高めるため、専用ページにて「介護ソフトを選定・導入する際のポイント集※」を紹介しています。それによると介護現場においてICTを活用することは、生産性だけでなく介護の質も向上するため、国は広くデジタル化の必要性を打ち出しています。

※厚生労働省「介護ソフトを選定・導入する際のポイント集」

「令和5年度介護労働実態調査※」では、介護事業所の約70％が何らかのICT機器を導入している一方、現場で活用している事業所は35％程度にとどまるという結果が明らかになりました。
つまり人材不足が深刻な介護業界、なかでも中小規模の事業所こそ、ICT活用による業務効率化が管理者の負担を大きく軽減し、介護の質の向上やヘルパーの定着率アップにつながる余地がある、といっても過言ではありません。

※公益財団法人介護労働安定センター「令和5年度『介護労働実態調査』について」

訪問介護に適したシフト作成ソフト選び

訪問介護のシフト作成には、早番・遅番などの勤務パターンを入れ込んだり、配置基準などを踏まえたりする必要があります。
この章では介護シフトを作成する際のポイントや訪問介護向けソフトに「あると便利な機能」を紹介します。導入の際には是非参考にしてください。

介護シフト作成に必要なポイント

介護施設は、24時間365日稼働し施設・在宅の高齢者をサポートしているところがたくさんあります。そのため、一日の中で空白時間が発生しないようにしたり、資格を持った職員が一定数配置するよう法律で定められていたりするので、介護シフト専用のソフトを使用することをお勧めします。
また、働いているスタッフには個々の事情や働き方があるため、それらの条件を全て踏まえて作成するには、ICTを活用することが人為的なミスを防ぐ方法として最適です。

訪問介護で欲しいシフト作成のポイント4つ

訪問介護のヘルパーは、基本的に一人で業務をおこないます。また、決められた時間で利用者宅を次々と訪問して回らなければいけないので、事業所との連絡や相談もスムーズに行うことが求められます。

ですから、シフト作成ソフトといっても、たとえば次のような機能があれば便利です。

• 管理者、サービス提供責任者の適切な配置
• シフト管理、介護記録、国保連・利用者請求が一元管理できる
• 報告や連絡機能が現場＝事業所でつながっている
• ITの苦手な人でも扱いやすい

導入にあたっての疑問を解消

長年、手書きでシフトを作成してきた方にとっては、作成ソフトの導入は慣れない画面操作に加え、コスト面やデジタル化への不安もあるでしょう。
しかし、自事業所に最も適した方法を見つけるためには、現状のやり方を一度見直すことも大切です。
この章では、ソフト導入のメリットとデメリットを具体的に紹介しますので、それらを参考にしながら、より効率的で負担の少ないシフト作成方法を検討してみてはいかがでしょうか。

Q.導入するとどんなメリットがあるの？

A.シフト作成ソフトを導入することで、手作業では丸1日かかっていたシフト作成業務がわずか数時間に短縮され、管理者の業務負担が大幅に軽減されます。
さらに、管理者が不在でもシフト調整がおこなえるため、特定のスタッフへの業務集中を防ぎ、緊急時でも業務がとまることはありません。

Q.シフト作成は難しくない？

パソコンやタブレットが苦手な方は、操作性の高いソフトや画面がシンプルで見やすいソフトを選ぶとよいでしょう。とはいえ、日頃からあまりIT機器に触ることのないスタッフにとっては、電源の入れ方すら分からない方もいます。
そんな時には、導入前後の支援や使用中困った時の質問に対応して丁寧にサポートしてくれる体制が保障されている商品を選ぶと安心です。

Q.コストがかかるのでは？

一般的に、シフト作成ソフトを導入・使用する際には、一定の費用がかかると考えておく必要があります。しかし、その費用以上に、これまでかかっていた人件費や時間コストを削減できる可能性があります。
令和4年に国が実施した「文書負担軽減」に関する調査では、100事業所以上を運営する訪問介護事業者への具体的なインタビューが行われ、その中でソフト導入による業務効率化の効果が次のように紹介されています。

❝以前は手書きだった訪問介護の記録票を電子化することで、訪問実績の確認作業が省力化され、紙の保存量が800枚/月減少した。介護職員の入力業務の負担が軽減した。介護記録、シフトともデータが連動し、経営管理指標を含めて一元管理とした。❞

※引用：介護給付費分科会　「文書負担軽減や手続きの効率化による介護現場の業務負担軽減に関する調査研究事業（結果概要）（案）R4.3.7」

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まとめ

シフト作成業務を効率化する目的は、「生産性向上」「スタッフのモチベーション維持」「経費削減と業務負担の軽減」の大きく3つに集約されます。人材不足が深刻化する介護業界では、サービスの質の低下がご利用者の生活に直結します。そのため、日々の業務改善は欠かせません。
目には見えにくい小さな工夫や改善の積み重ねこそが、介護現場を支え、人材を育み、未来につながる土台となっているのです。

訪問介護事業所の皆様にとって日々の業務負担の軽減と効率化は、利用者様へのより質の高いケア提供に直結する重要な課題です。
カイビズプラットフォームは、その課題を解決するために現場の声から生まれたオールインワンの介護ソフトです。

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