人手不足や業務量の多さから、日々仕事に追われている介護の現場。

特に請求業務の重なる月初は、どこの事業所も対応に追われているのではないでしょうか。

また、業務過多が負担で離職するスタッフも少なくなく、事務作業をサポートするサービスの導入を検討するオーナー様も多数いらっしゃいます。スタッフの負担が軽減されればサービスに集中でき、利用者満足度を上げられます。満足度が上がれば、売上の安定にもつながるでしょう。

それでは、なぜ請求業務が負担になっているのか、その理由から解説します。

請求業務が負担になる理由

請求業務がなぜ現場の負担となっているのか、それには明確な理由があります。

限られた期間で請求しなければならない

介護請求で最も重要な伝送業務（書類作成、提出）は、毎月1日～10日までと期間が決まっています。

例えば月末最終日に利用があれば最終日にしか請求内容を確定できず、月初に地域包括や居宅介護支援事業所に送ることになります。

その後先方が内容を確認し、修正が来ることもあります。実質、すべての請求内容が確定するのは10日ギリギリになってしまう事業所も少なくありません。

決められた期間しか作業ができないことが、業務が集中する原因となっています。

専門知識が必要でできる人が限られる

請求業務には専門的な知識が必要とされます。現場の仕事なら問題ないという方でも、請求の知識がない方は意外といらっしゃいます。

そのため、請求業務ができる社員が限られ、一部の社員の負担になっているのが現状です。

人手不足で時間が取れない

慢性的に人手不足の事業所では、日中時間が取れず残業で請求業務を行う現状があります。
厚生省のデータ「有効求人倍率（介護関係職種）の推移（暦年別）」によると、令和3年の介護関係職種の有効求人倍率は3.65倍（全職種合計は1.03倍）。つまり求職者1人に対して有効な求人が3件以上あるほど、深刻な人材不足が続いています。

人手不足が続くと本来業務時間内に行うべき仕事が進められず、現場で働くスタッフは疲弊していくでしょう。

今いるスタッフの離職を防ぐためにも、業務の効率化は検討すべき事項の一つです。

ミスをすると報酬が入らないプレッシャーがある

介護保険料は、サービス提供月から国保連の審査を経て支払いまで約2か月かかります。提出書類の不備があった場合は再提出となるため、さらに支払いが1か月後倒しになります。

自分が作成した書類にミスがあると入金が遅れてしまうため、請求担当者は少なからずプレッシャーを感じるでしょう。

特に訪問介護では外出している時間が長く、出先でできることは限られます。重要な作業は帰社後、という方も多いのではないでしょうか。

このように、限られた時間の中で正確な作業を求められることが、担当者の負担につながっています。

少しでも現場の負担を軽減するため請求業務を効率的に行う必要があります

請求業務を効率化するための方法

請求業務を効率化するためには、大きく2つの方法が考えられます。

請求業務を効率化する

1つ目は介護請求ソフトを導入して請求業務を効率化すること。

できることはソフトごとに異なりますが、主に以下の内容が対応可能です。

• 利用者基本情報の管理
• サービス予定/実績の作成
• 国保連請求書類の作成
• 国保連へのデータ送信
• 利用者請求書/領収書の作成
• サービス提供記録の作成
• 口座引落データ作成
• 計画書の作成

保険請求業務で導入するケースが多いですが、利用者請求の管理や計画書の作成にも利用できます。さらに情報を紙で管理する必要がなくなり、紛失や情報漏洩を防ぐためにも有効です。

必要な情報をすぐに検索でき、忙しい中でも効率的に業務に取り組めます。

また、介護請求ソフトには、クラウド型とパッケージ型の2種類があります。クラウド型はインターネットでサイトにアクセスして登録、パッケージ型はソフトを購入してダウンロードします。

それぞれのメリットデメリットを比較してみましょう。

	メリット	デメリット
クラウド型	・スマホやパソコンなど様々な端末からログイン可能 ・ソフト会社が法改正に応じてアップデートしてくれる ・パソコンなどが故障してもデータが消えない	・インターネット環境が必要 ・パスワード管理を徹底しないと情報漏洩リスクがある ・毎月使用料金が発生
パッケージ型	・インターネット環境がなくても作業可能（伝送の場合は必要） ・パソコンにデータを保存でき、情報漏洩リスクが低い	・初期費用が高い ・パソコンが故障するとデータが消える ・法改正ごとに追加コストが発生する可能性がある

導入において検討すべきことは、自社に必要な機能が備わっているかどうかやアフターサポートについてみる必要があります。これらはソフトごとに異なるため、比較して検討すると良いでしょう。

請求業務を代行業者に委託する

請求業務効率化のために、専門の代行業者に依頼するという方法もあります。
代行業者は主に以下のようなことを代行します。

• 国保連請求書類作成、伝送
• 返戻、再審査対応
• 利用者への請求書類作成

なかには、社員の勤怠管理や給与計算など一般的な事務作業を代行してくれる会社もあります。

介護請求代行を選ぶために、まず外注したい業務内容を整理しましょう。その上で対応可能な範囲を確認すると絞りやすくなります。

また、料金だけで選ぶと対応できる範囲が限られていたり、質の低い業者にあたったりする場合があります。

特に他社に依頼する場合は情報漏洩リスクがあるため、会社の人員数や経営の年数などなど持続的にサービス提供を行ってくれる業者を選ぶと安心です。

自動化はソフトを使って「自分でやる」、代行業者は「やってもらう」なので、導入後の作業に大きく差があります。状況に合わせて検討することが大切です。上記の対策として、介護DXなどにより業務効率を高めていき賃金上昇の原資を確保する必要があります。

効率化と介護請求代行のメリット・デメリットを比較

それでは、ご紹介してきた効率化と介護請求代行のメリット・デメリットを比較します。

	メリット	デメリット
効率化	・請求書作成がスムーズになる ・打ち込みミスにはエラーがでるため、返戻を減らせる ・必要な情報を一括管理できる ・法改正にもすぐに対応できる	・利用料がかかる（無料版はできることが限定的） ・操作に慣れるまで時間がかかる
介護請求代行	・請求業務を丸投げできる ・パソコンに詳しいスタッフがいなくても良い ・利用者と関わる時間を増やせ、満足度を上げられる	・修正や対応にタイムラグが生まれることがある ・別途代行業務に支払う費用が発生する

介護請求代行に比べて費用を抑えられるのが効率化（介護ソフトの導入）ですが、請求に関する知識を持つスタッフが必要です。

また、請求業務を丸投げできる請求代行はスタッフの負担を大幅に軽減できる反面、請求の問い合わせが来た際すぐに答えられない可能性がでてきます。

どちらにもそれぞれメリット、デメリットがあるので、運営する事業所に合わせた選択が必要です。

介護業界の人手不足は深刻で、現場の業務を軽減するためさまざまなサービスが提供されています。

会社の規模や置かれている状況に応じて、必要とするサービスの導入を検討しましょう。

月初に集中する業務の負担を減らすため、請求業務の改善は必須と言えます。

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