訪問介護事業において、質の高いスタッフを確保することは事業の成功に直結します。
しかし、採用活動には多くの時間と労力がかかり、事業を立ち上げたばかりの企業にとっては大きな負担となります。

特に訪問介護のヘルパーの有効求人倍率は2023年7月に15倍を超えるなど、人手不足が顕著な業界です。せっかく採用してもすぐに離職されてしまうなどのリスクも抱えているため、継続した採用活動も求められます。

そこで本記事では、介護事業者の採用活動において有効なソリューションの一つ、採用業務を外部の専門家に委託する採用代行（RPO: Recruitment Process Outsourcing）サービスについて紹介します。介護事業者が採用代行サービスを活用する方法とそのメリット、選定のポイントについて詳しく解説します。

介護事業者が採用代行サービスを上手に活用する方法についてはこちらの資料で詳しく解説しています。ぜひダウンロードしてみてください。

採用代行（RPO）とは？

採用代行（RPO）は、採用担当者が日々の業務を外部の専門家に委託するサービスです。
これには、求人媒体の運用、エージェント対応、採用広報、面接業務などが含まれます。専門家がスカウト文面の作成や求人票の作成、エージェントとのコミュニケーション、面接日程の調整などを代行し、企業の採用活動をサポートします。

採用代行を依頼するメリットは大きく4つあります。

1. 業務リソースの削減

訪問介護事業は、介護スタッフが日々の業務に追われ、採用活動に割ける時間が限られています。採用代行を利用することで、応募者管理や選考調整などの業務を効率的に処理し、スタッフが本来の業務に集中できるようになります。

2. 専門性の活用

採用業務に特化した専門家が、スピーディーかつきめ細やかなサポートを提供します。正確なデータ管理や採用活動の可視化を行い、高い専門性を活かして採用フローの見直しや業務の効率化を実現します。これにより、訪問介護事業に必要な質の高いスタッフを確保することができます。

3. コスト削減

内製化よりもコスト効率が高く、採用単価を下げることができます。無駄な人件費を削減し、専門家に任せることでパフォーマンスを向上させることが可能です。特に、新規事業や新しい部署の立ち上げ時には、迅速かつ効果的に採用活動を開始できます。

4. 早期の採用活動開始

採用代行を利用することで、専任の採用担当者がいない場合でも、一連の採用業務をまるごと依頼することができ、早期に採用活動をスタートさせることができます。これにより、事業の立ち上げ時に必要なスタッフを迅速に確保することができます。

内製化と外注の比較

採用活動を内製化するか、外注するかの選択にはそれぞれ利点と欠点があります。以下に、内製化と外注の比較を示します。

内製化（アルバイト・パート）

• 業務レベル：即戦力としては望めない。
• 育成：育成に時間がかかる。
• 費用：比較的コストが抑えられる。
• 自発性：自発性は少なめ。

外注（フリーランスの採用代行）

• 業務レベル：スキルによっては即戦力となるが、コストがかかる。
• 育成：スキルに応じて必要。
• 費用：それなりにコストがかかる。
• 自発性：人材選定が難しく、自発的なPDCAを実行できる。

外注（法人の採用代行）

• 業務レベル：即戦力としてアサインでき、育成の必要がない。
• 育成：育成の必要なし。
• 費用：コストがかかるが、自発的にPDCAを実行できる。
• 自発性：自発的にPDCAを実行できる人材を確保可能。

採用代行の選定ポイント

訪問介護事業者が採用代行サービスを選定する際には、以下のポイントに注意することが重要です。

1. 業務支援範囲の確認

採用代行サービスには、業務や職種に特化したものもあります。サービス提供会社と契約する際には、事前に「依頼したい業務」と「自社内で完結する業務」の範囲を把握し、委託したい業務が支援範囲内であるかを確認しましょう。

2. 経験者の直接運用

支援の運用実行者と窓口担当者が同一であることが重要です。知見のある経験者が実行者としてアサインされるサービスを選ぶことで、自社の採用課題に対して認識の齟齬を生まずに、効率的にPDCAを回すことができます。

3. 支援実績の確認

採用支援実績を確認することで、得意な業界・職種や分野を知ることができます。特に、自社の業種・職種に対する実績をチェックしておくと良いでしょう。有能な応募者を確保できることは、企業の発展に直結するため、採用代行の実績は重要な選定基準となります。

依頼前に整理しておくべきこと

採用代行を依頼する前に、以下の点を整理しておくことが重要です。

1. 採用課題の洗い出し

自社の採用課題を明確にし、何を解決したいのかを整理しましょう。例えば、「応募者数が少ない」「質の高い応募者を確保できない」といった具体的な課題を洗い出します。

2. 依頼する業務の明確化

どの業務を外注するか、自社でしかできないことは何かを明確にしましょう。例えば、「求人票の作成は外注するが、面接は自社で行う」といった具体的な業務範囲を決定します。

訪問介護業界における採用代行の活用事例

訪問介護事業において、採用代行サービスを利用した事例をいくつか紹介します。

事例1：新規立ち上げの訪問介護事業所

新規に立ち上げた訪問介護事業所が、専門の採用担当者を持たずに採用活動を始める場合、採用代行サービスは非常に有効です。専門家が求人票の作成から応募者の管理、面接の設定までを一括で対応し、早期に必要な人材を確保しました。この事例では、応募者の質も高く、早期にサービス提供を開始することができました。

事例2：既存事業所の拡大

既存の訪問介護事業所がサービスを拡大するために新たなスタッフを必要とする場合、採用代行サービスを利用しました。特に、介護福祉士やホームヘルパーなどの専門職を効率的に採用するために、専門の採用代行業者に依頼しました。結果として、採用プロセスが効率化され、必要な人材を迅速に確保することができ、事業の拡大をスムーズに進めることができました。

採用代行サービスの選び方

訪問介護事業者が採用代行サービスを選ぶ際には、以下のポイントに注意することが重要です。

1. 業務範囲の確認

依頼したい業務が代行サービスの範囲内であるかを確認することが重要です。例えば、求人票の作成、応募者の管理、面接の設定など、具体的な業務内容を明確にし、それが代行サービスの提供範囲に含まれているかを確認します。

2. 経験と専門知識の確認

依頼する採用代行業者が訪問介護業界に特化した経験を持っているかどうかを確認しましょう。訪問介護は他の業界と異なる特有のニーズや課題が存在します。例えば、介護福祉士やホームヘルパーなどの専門職の採用には、業界特有の知識が必要です。実績のある業者を選ぶことで、スムーズな採用活動が期待できます。

3. 柔軟性とコミュニケーション

採用代行業者とのコミュニケーションが円滑であり、柔軟に対応できるかも重要なポイントです。訪問介護事業は急な人員補充が必要になることが多いため、迅速な対応が求められます。また、業者が提供するサービスが自社のニーズに合わせてカスタマイズできるかどうかも確認しましょう。

4. 費用対効果

費用対効果も重要な選定基準です。採用代行サービスはコストがかかりますが、その費用に見合う効果を得られるかを検討する必要があります。費用だけでなく、提供されるサービスの質や業者の信頼性も考慮に入れて選びましょう。具体的な費用見積もりを複数の業者から取り、比較検討することが重要です。

訪問介護事業における採用代行サービスの活用法

訪問介護事業者が採用代行サービスを最大限に活用するためには、以下のステップが有効です。

1. 明確な採用目標の設定

まず、採用目標を明確に設定します。どのような人材を何名、どの時期に採用したいのかを具体的に定めることで、採用代行業者との協力がスムーズに進みます。

2. 定期的な進捗確認

採用代行業者との定期的なミーティングを設け、進捗を確認します。これにより、採用プロセスのどこに問題があるかを早期に発見し、必要な改善策を講じることができます。

3. 効果測定とフィードバック

採用代行サービスの効果を定量的に測定し、定期的にフィードバックを行います。具体的なKPI（重要業績評価指標）を設定し、採用活動の成果を評価することで、サービスの改善点を見つけ出し、次回以降の採用活動に活かすことができます。

訪問介護事業において、質の高いスタッフを確保するためには、採用業務代行サービスを活用することが非常に有効です。
業務リソースの削減や専門性の活用、コスト削減、早期の採用活動開始といったメリットがあります。適切な採用代行サービスを選定し、効果的に活用することで、訪問介護事業の成功を実現しましょう。

カイビズを提供しているユースタイルラボラトリー株式会社では、全国でユースタイルケア(旧：土屋訪問介護事業所)を運営しており毎年1,000人以上のヘルパーを採用しております。そこで培ってきた採用ノウハウを活かしRPOのサービスを提供しております。

採用活動にお困りの事業所様はぜひ一度お問い合わせください。