処遇改善加算を取得した介護事業所は、かならず実績報告をしなければなりません。
そう聞くと、これから取得を考えている方や今まで報告をしたことがない方の中には、「何から取り掛かっていいのか」「自分でできるのか」と不安に思うかもしれません。

でもご安心ください。この記事では令和6年度に処遇改善加算を取得した事業所で、実績報告の具体的な様式や項目などを解説しながら、スムーズな実績報告書作成のお手伝いをしていきます。

なお、カイビズでは処遇改善加算の取得に関する資料を無料配布中です。
取得後の運用に関する内容も記載されてますので、ぜひお気軽にダウンロードください。

処遇改善加算と実績報告書の関係

介護職員処遇改善加算と介護職員等特定処遇改善加算、そして介護職員等ベースアップ等支援加算の3つの処遇加算は、令和6年6月から現行の「介護職員等処遇改善加算」へ一本化されました。

処遇改善加算を取得する際には、事前に計画書を作成し、年度が終われば実績を報告するという流れが基本です。
ちなみに、複数あった処遇改善やベースアップなどの加算や職場環境に関する補助金申請などは、一体の様式となっているため事務負担の軽減も図られています。

※参考：介護職員の処遇改善：TOP・制度概要｜厚生労働省

実績報告の目的

処遇改善として加算を取得した場合、必ずその実績を報告しなければなりません。
なぜなら、事業所が公的な資金を適切に加算要件に該当する取り組みとして活用したかどうか、実績報告をすることで透明性を確保する必要があるからです。

実績報告の対象となる加算

処遇改善に関わる加算は、介護職員等特定処遇改善加算や介護職員等ベースアップ等支援加算などいくつかありましたが、令和6年6月以降に一本化されました。

なお、処遇改善加算に限らず、介護人材確保・職場環境改善等事業や、新加算への移行に関するガイドも専用サイトで詳しく紹介されていますので、参考にしてください。

※参考：介護職員の処遇改善：TOP・制度概要｜厚生労働省

報告書の提出期限

提出期限は「最終の加算支払いがあった翌々月の月末まで」とされているので、たとえば令和7年3月請求分の加算の支払いを受けるのが5月の場合、7月31日が報告期限となります。
報告する先は都道府県もしくは指定都市など指定権者となりますが、基本的に計画書を提出した部署と同じと考えておきましょう。

※参考：介護職員等処遇改善加算等に関する基本的考え方 並びに事務処理手順及び様式例の提示について｜厚生労働省老健局長通知

報告をしないとどうなるのか

処遇改善加算を取得したにも関わらず報告をしなかった場合、介護報酬の返還または加算の取り消し処分などペナルティをうける可能性があります。

処遇改善に係るQ&Aなどをもとに抜粋して紹介します。

処分内容またはリスク	内容
加算の返還命令をうける	報告が未提出または不備があった場合、加算の全額または一部返還を命じられることがある
行政指導・監査対象となる	自治体（都道府県・市町村）による改善命令や監査の対象になる
次年度の加算算定ができない	算定要件が認められない場合、翌年度以降の加算申請が認められない可能性もある
信頼性の低下をまねく	指定事業者としての信頼が損なわれると、指定更新や他加算の取得にも影響する

なお、次の事業所は、旧3加算の時にも非該当でした。新加算体制になっても同じく対象外となりますので、報告義務はありません。

(介護予防)訪問看護／(介護予防)訪問リハビリテーション／(介護予防)福祉用具貸与／ 特定(介護予防)福祉用具販売／(介護予防)居宅療養管理指導／居宅介護支援／介護予防支援

実績報告の概要や対応スケジュールについては、以下のお役立ち資料でより詳しく説明しています。
無料で実績報告の対応事項や注意すべきポイントがわかりますので、ぜひダウンロードしてご確認ください。

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実際の報告書の様式にあわせて、入力すべき内容や必要書類を解説。
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実績報告書の記載の仕方

どの報告様式を使用していいのか分からない方は、介護職員の処遇改善：補助金の申請方法・申請様式サイト（以下申請サイトといいます）をご利用ください。制度の概要や申請・報告様式、補助金に関する情報など詳しく掲載されています。
この章では、具体的な様式項目の紹介や記入例、添付書類などについて解説します。

実績報告書の様式

実績報告をする際に使用する報告書にはエクセルの専用シートがお勧めです。申請サイトにて公開されているエクセル様式を使用すれば、基本情報入力シートに記入すると他の様式シートにも自動入力されるので効率よく作成できます。
ただし、令和6年度と令和7年度は別紙の内容が異なっています。
令和6年度は4月と5月まで旧加算が適用されていたため、別紙様式3-2を使用することになっています。
新加算に一本化された令和6年6月移行の実績報告は別紙3-3を使用するので特に注意が必要です。

なお、令和7年度の実績報告は令和7年度様式の別紙3-2で報告することになっています。

また、複数の介護サービス事業所等を有する介護サービス事業者等については、事業者（法人）単位で一括して作成してもよいことになっていますので、効率よく事務作業をしたいところです。

※参考：介護職員等処遇改善加算に関する基本的考え方 並びに事務処理手順及び様式例の提示について（令和7年度分）,P32

具体的な記入例

申請サイトでは、実績報告で使用するエクセルシートとあわせて、記入例シートも公開されています。
関連する資料はダウンロードして、記入例を見ながらシートを仕上げていくとよいでしょう。
下のシートは、記入例が入ったエクセルシートのイメージです。具体的な記載ポイントや注意点が吹き出しで解説されています。

下のシートは、加算対象となる事業所を入力していくシートです。

吹き出しコメントでは、「地域支援事業などは市町村名を記載すること」と具体的な解説がついていますので、初めての方でも参考にしながら報告書を作ることができます。

記入の手順と必要な添付資料

給与台帳や給与支給明細など、一部の自治体によってはキャリアアップをおこなったことが分かる資料の添付を定めているところもあります。

あらかじめ添付書類の要否は自治体によって異なるため、事前に提出先へ確認しておくことをおすすめします。

ちなみに添付の要否にかかわらず、支払いをおこなった明細など財務資料は保管しておく必要があります。

実績報告に不慣れな方が注意すべき4つのポイントと対策

処遇改善加算の実績報告をしたことがない方に、よくある4つのミスをご紹介します。
あわせてその対策もご提案しますので、参考にしてください。

① 支給実績額の記入ミス

処遇改善加算は、基本的に全額給与で割り振る必要があります。適切に分配し処遇改善を図ったにもかかわらず、実績報告の記載ミスで無効になっては意味がありません。

特に、令和6年4月5月分と令和6年6月以降では様式が違うのでしっかり確認しましょう。

【対策】
たとえば支給金額の確認のために月別の集計表、職員別支給一覧表を作成することで数字を二重チェックできるようにしておくことが一つの対策です。

また、別紙様式3-1「（処遇改善加算総括表）シート」の巻末には、提出前のチェックリストが設置されています。チェックボックスに×が表示されていないか、必要な項目が〇になっているか、しっかり確認することで記入漏れを防ぐことが出来ます。

② 兼務職員・管理者の扱い

支給対象者は、介護職員に限定されていません。たとえば、事業所の管理者や法人本部の職員で新加算の算定対象となるサービス事業所で業務を行っていると判断できる場合には、賃金改善の対象に含めることができます。

また、介護職とほかの職務を兼務している場合、処遇改善計画書において加算該当の事業所における常勤換算の実態に基づいて按分計算することになっており、介護サービスと障害サービスを兼務していても対象になる場合があります。

【対策】

介護職員等処遇改善加算等に 関するＱ＆Ａ（第1版）に対象職員について詳しく解説されています。
対象職員を柔軟に設定したいところですが、新加算の対象については、あくまで新加算等を算定していない介護サービス事業所等（加算の対象外サービスの事業所等を含む。）、そして介護保険以外のサービスの事業所等の職員は、新加算等を原資とする賃金改善の対象に含めることはできないので、よく理解しておきましょう。

③ 算定要件の変更がある場合の取り扱い

キャリアパス要件にある「年収 440 万円となる介護職員」が年度途中で退職した場合、指定権者に合理的な理由を説明できれば算定要件を満たしたものとして扱うことが可能とされています。当初の計画書から変更があった場合には速やかに指定権者に相談して対応しましょう。

【対策】
申請サイトでは変更届の様式も公開されています。事前に変更届の提出が必要なときはどのような場合か、ということを確認しておくことで、変更届の提出漏れを防ぐことができます。

④ 加算Ⅰ・Ⅱなどの区分ミス

少しでも上位の加算を取得したいと思うあまり、算定要件を見誤って区分ミスをしてしまう事があるかもしれません。

※1は、28項目から選択。○：7項目以上を実施。◎：13項目以上を実施し、かつ、取組みの見える化を実施。
※2は資格や勤続年数等に応じた昇給の仕組みの整備。
※3は改善後の賃金年額440万円以上が1人以上。
※4は経験・技能のある介護職員を事業所内で一定割合以上を配置する。

など、細かい要件を満たす必要があります。
新規で取得する場合は区分に該当するか要件を慎重に確認し、区分ミスにより報酬返還する事がないようにしましょう。

まとめ

公的資金を活用する以上、面倒でも計画や実績報告書の提出は欠かせません。
そのため、事業所規模が小さいところでも事務作業の負担を軽減できるように申請サイトなど一定の配慮がされています。
とはいえ、限られた人員体制や煩雑な手続きの中で実績報告に関する手続きを完璧にこなすのは簡単ではありません。

私たちカイビズでは、処遇改善加算の取得・運用のコンサルタントサービスを行っています。
運用サポートの一環として、処遇改善加算の実績報告書の提出のご支援もさせていただいております。

初めて実績報告するうえでサポートをご希望の方や、申請サイトをみてもよくわからない方、そして報告対応を負担に感じている方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。