6年に1度以上のペースで実施される運営指導（実地指導）ですが、いざ事業所に知らせが届くと少し緊張しますよね。
初めての運営指導の場合、「怖そうだな…。」というイメージを抱く方もいるかもしれませんが、そこまで不安になる必要はありません。
運営指導は「事業所のアラ探し」ではなく、適切な運営がされているか確認するためのものなので、しっかり準備をしておけば問題ありません。

この記事では、訪問介護の運営指導の流れや準備する書類のほか、注意すべきポイントについて解説します。
必要なことはこの記事を読めば理解できるので、通知が届いて不安な方はぜひ最後までお読みください。

なお、カイビズ編集部では訪問介護事業所における運営指導対策をまとめた資料を無料で提供しています。
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訪問介護の運営指導とは？何のためにやるの？

訪問介護の運営指導は、事業所が指定基準に沿って運営できているかを確認するために実施します。
指定有効期限内の6年に1度以上実施される決まりがあり、基本的には現地で実際の書類を確認します。

元々は実地指導という名称だったので、そちらの方が馴染みがある方も多いのではないでしょうか？
それまでは実地で行うこととされていましたが、2022年に内容によってはオンライン会議ツールも使用可能と明記されたことから「運営指導」に名称変更されました。

訪問介護の運営指導で確認されること

運営指導で確認されるのは以下の3つの項目です。
マニュアルが用意されており、基本的にはそれに沿う形で進められます。

内容	詳細
介護サービスの実施状況指導	施設や設備の確認、利用者へのサービスが適切であるかを確認 （身体拘束や虐待が行われていないかなど）
最低基準等運営体制指導	運営の基準を満たしているか確認 （従業員の数や勤務体制は適切か、災害対策はできているかなど）
報酬請求指導	介護給付の算定基準を満たしているかを確認 （加算の算定条件を満たしているかなど）

この3点を確認するために、確認する項目や書類が定められています。

標準確認項目

運営指導で確認する項目は、「標準確認項目」として厚生省が発表しています。
こちらでは一部内容を抜粋して紹介します。

①個別サービスの質に関する事項

• 利用申込者又はその家族へ説明を行い、同意を得ているか
• サービス担当者会議等に参加し、利用者の心身の状況把握に努めているか
• 居宅サービス計画に沿ったサービスが提供されているか
• 身体的拘束等を行う場合に要件（切迫性、非代替性、一時性）を全て満たしているか
• 利用者の日常生活全般の状況及び希望を踏まえているか

②個別サービスの質を確保するための体制に関する事項

• 利用者に対し、訪問介護員等の員数は適切であるか
• 管理者は常勤専従か、他の職務を兼務している場合、兼務体制は適切か
• 緊急事態が発生した場合、速やかに主治の医師に連絡しているか
• サービス提供は事業所の訪問介護員等によって行われているか
• 性的言動、優越的な関係を背景とした言動による就業環境が害されることの防止に向けた方針の明確化等の措置を講じているか

※確認文書・確認項目一覧

標準確認文書

「標準確認項目」を確認するための書類として、「標準確認文書」も公表されています。
こちらも一部内容を抜粋して紹介します。

①個別サービスの質に関する事項

• 重要事項説明書（利用申込者又は家族の同意があったことがわかるもの）
• 利用契約書
• サービス担当者会議の記録
• 訪問介護計画（利用者又は家族の同意があったことがわかるもの）
• 身体的拘束等の記録（身体的拘束等がある場合） 
• アセスメントの結果がわかるもの

②個別サービスの質を確保するための体制に関する事項

• 従業者の勤怠状況がわかるもの（例：タイムカード、勤怠管理システム） 
• 管理者の雇用形態がわかるもの
• 介護保険番号、有効期限等を確認している記録等
• 請求書、領収書
• 運営規程
• サービス提供記録

※確認文書・確認項目一覧

運営指導の流れ

運営指導の流れは以下のようになります。

①運営指導通知を受け取る

実施通知は事業所の勤務体制や準備を考慮し、一か月前に送付されます。
通知に記載の内容は以下の通りです。

• 運営指導の根拠規定及 び目的
• 運営指導の日時及び場所 
• 指導担当者 
• 介護保険施設等の出席者（役職名で可） 
• 準備すべき書類等 
• 当日の進め方、流れ（実施する運営指導の形態、スケジュール等）

※介護保険施設等 運営指導マニュアル(p.31)

②資料の事前提出・自己点検表作成

運営指導をスムーズに行うため、事前提出が必要な書類があります。
また、自治体によっては自己点検票の提出を義務づけているところもあり、求められた場合は提出します。
事前提出が必要な書類は、指定を受けている市町村によって異なります。

（例）埼玉県の福祉監査課が行う運営指導の場合

• 自主点検表
• 従業者の勤務シフト予定表・勤務実績表
• 利用者数

※埼玉県HP:事前提出資料及び運営指導当日の準備資料

このほか、市町村によっては運営規定や重要事項説明書なども必要な場合があります。
通知が届いたら提出漏れがないよう確認しましょう。

③運営指導実施・当日の流れ

運営指導実施日の流れは以下です。
こちらも埼玉県で公表されている内容を引用します。

1. 運営指導当日の進行等の説明　
2. 事業所の概況の確認　
3. 人員基準の確認
4. 運営状況の確認
5. 介護報酬請求の実施状況の確認　
6. 運営指導結果の通知及び改善報告書提出手順等の説明、通知先メールアドレスの確認

※埼玉県HP:運営指導当日の流れ

基本的にはサービス中に実施されますが、必要に応じて利用者対応を優先して構いません。

④指導結果の受け取り

後日指導結果の通知が送付されます。

⑤書類の再提出

指導結果が通知され改善項目があった場合は、書類の再提出や報告が必要です。
また、もし請求の過誤調整が必要な場合も修正対応をして報告します。

訪問介護の運営指導で注意するポイント

「運営指導はアラ探しではない」とお伝えしましたが、日頃から正しく運営しておけば通知が来ても焦る必要はありません。
運営指導がいつ来ても良いように、抑えておくべきポイントを整理します。

日頃から書類を整理しておく

運営指導では事前提出書類のほか、当日提出を求められる書類もあります。
書類が整理されていないと提出に時間がかかり、結果として運営指導が長引きます。
重要な書類は日頃から決めた場所に整理し、すぐに提出できるようにしておきましょう。

書類の整合性を保つ

介護サービスは契約締結後の利用開始が基本です。そのため、契約書の締結や重要事項説明書への同意は初回サービスの前に終了しておく必要があります。
運営指導ではそれらの日付の整合性を確認し、順序を守ってサービスを開始しているか確認されることがあります。
日付の記載漏れや、後日記載して日付が前後することがないよう注意しましょう。

スタッフとの情報共有をしておく

運営指導では、立ち合いをする管理者や相談員以外のスタッフにも質問されることがあります。すべて的確に答える必要はありませんが、ある程度事業所の内部事情について知っていたほうがスムーズです。
また、管理者と急遽質問されたスタッフで答えが違う、ということが起こらないよう、日常的に情報共有しておきましょう。

できていないことは正直に伝える

運営指導では、聞かれたことに正直に答えましょう。
調査員に指摘されたことに言い訳をしたり、できていないのにできていると答えたりすると印象が悪くなります。
また、一つ隠ぺいすると、それを正当化するために虚偽の報告を重ねることにもなります。
運営指導はあくまで運営が正しく行われているかの確認なので、できていないことは隠さず伝えて対応を仰ぎましょう。

まとめ

運営指導は頻繁に実施されるものではないので、通知がくると身構えてしまいますよね。
一番大切なことは正直に、誠実に対応すること。
もし虚偽の報告がバレると監査を実施されることがあり、監査に引っかかると最悪の場合は指定取り消しになる可能性もあります。

ただ、日々時間に追われる介護の現場で書類の準備や確認は大変ですよね…。
私たちカイビズでは、運営指導対策のサービスも行っています。
実際に運営指導の通知が来た方も、事前に対策をしておきたいという方もぜひお気軽にお問い合わせください。